Plazos y claves para legalizar los libros contables del 2019

Actualización 2021: Dudas frecuentes sobre la legalización de los libros contables

Abril es un mes muy completo del calendario fiscal. Además del plazo para la presentación de la Declaración de Renta y Patrimonio 2019, en este mes también se fijan los plazos para las presentaciones del IRPF, IVA Y Sociedades y llevar a cabo la legalización de los libros contables obligatorios.

Finalidad de la legalización de los libros contables

El acto de legalizar los libros contables de un determinado ejercicio es una forma de asegurar la contabilidad, para que de esta manera se eviten modificaciones en el futuro, una vez haya concluido el ejercicio. Por ejemplo, podrían presentarse ante un Tribunal si el futuro lo depara.

¿Quién deben legalizar sus libros en el Registro Mercantil?

Deberán presentar los libros relativos al ejercicio anual:

• como norma general, tal y como indica el Código de Comercio, todos los empresarios;
• aquellos empresarios individuales que lleven a cabo actividades sujetas al IRPF en el modelo de estimación directa;
• aquellas sociedades mercantiles que estén inscritas en el Registro Mercantil.

¿Cuándo legalizar los libros contables del ejercicio 2019?

Las anteriores menciones deberán legalizar sus libros contables en el plazo de 4 meses desde el cierre del ejercicio contable que, en la gran mayoría de empresas suele coincidir con el año natural. De este modo, para ejercicios cerrados a 31 de diciembre, la presentación en plazo  para la legalización de libros contables comienza el 2 de enero hasta el 30 de abril de 2020.

Libros que deben ser presentados para su legalización

Los empresarios presentarán los siguientes libros:

• libro Diario;
• libro de Inventario y Cuentas Anuales, en el que aparezca el Balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria. En el caso de no ser una pyme, también aparecerá el Estado de Cambios en el patrimonio neto y el Estado de Flujos de efectivo;
• libro de Actas de las Juntas: las sociedades deben realizar un Acta en el que la Junta General de Accionistas apruebe el resultado del año anterior, así como las cuentas anuales;
• libro de Registro de Accionistas de sociedad anónima o de Registro de Socios de Sociedad de responsabilidad limitada;
• libro de Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad;
• libros auxiliares y otros que se lleven por parte del empresario en su actividad.

¿Dónde y cómo se deben presentar los libros?

Todos los empresarios deberán presentar sus respectivos libros en el Registro Mercantil del lugar donde tengan su domicilio social.

Desde el año 2015, la llevanza de los libros societarios (estos son, los libros contables, de actas y socios) deberán hacerse de forma  telemática a través de un formato electrónico (Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios, en aplicación de lo dispuesto en la Ley 14/2013 de emprendedores)

No podrán legalizarse para los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013:

• los libros encuadernados en blanco para su posterior utilización;
• los libros no encuadernados en blanco y formados por hojas sueltas

A su vez, tampoco es posible la legalización de los libros en papel o electrónico de cualquier tipo si no han sido presentados por vía telemática.

En cuanto a los libros de actas de reuniones de órganos colegiados y de las decisiones de socio único respecto de los ejercicios iniciados a partir del 29 de septiembre de 2013, deberán reflejarse en soporte electrónico y ser presentados telemáticamente para su legalización dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.

¿Qué pasa si el plazo para legalizar los libros ha vencido?

Desde el punto de vista mercantil no se ha establecido ninguna sanción por su falta de legalización o por incumplimiento del plazo, a diferencia de lo que ocurre con la falta de depósito de las cuentas anuales.

Por otra parte, desde la perspectiva tributaria, el artículo 200 de la Ley General Tributaria establece que incumplir con las obligaciones contables y registrales supone una infracción sancionada con 150 o 300 euros.

Sin embargo, no hay constancia de que se haya empleado este artículo para sancionar la falta de legalización de los libros, pues si una empresa está al día con la llevanza de su contabilidad y cumple con sus obligaciones fiscales, es complicado que la falta de legalización de los libros contables suponga una infracción tributaria.

Rectificación, pérdida, robo, destrucción y encriptación

¿Por qué querríamos rectificar los libros ya legalizados? Por ejemplo, es posible que una vez legalizados, nos demos cuenta de un error cuando debamos hacer en julio el depósito de cuentas. En tal caso, se deberá hacer un fichero de rectificación en el que se incluirá:

• un archivo donde el órgano de administración de cuenta del error cometido
• un archivo rectificado con los datos correctos

En caso de pérdida, sustracción, robo, o destrucción física o informática de las acciones nominativas o de los libros de socios, se podrá legalizar un libro con el contenido de los libros inutilizados por cualquier causa, siempre que se acredite por denuncia policial o por acta notarial cualquiera de los anteriores hechos. A estos efectos, se incluirá el acta o la denuncia en un fichero anexo a la petición de la legalización de los libros.

¿Se puede legalizar un libro encriptado? Ya respondimos a esta pregunta en un post anterior, por lo que te animamos a conocer la decisión que tomó la Dirección General de Registros y del Notariado.

Para más información, no dudes en contactar con nuestros gestores para llevar a cabo la legalización de libros societarios