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La contabilidad no tiene por qué ser un dolor de cabeza para tu pequeña o mediana empresa si se disponen de los medios humanos y técnicos necesarios para hacer de esta una actividad más amena.

En este post te mostramos cómo la contabilidad puede convertirse en una poderosa herramienta de control financiero. Un control que, en la mayoría de las ocasiones, es necesario para alcanzar las metas y los objetivos empresariales.

Como punto de partida, es importante comenzar señalando que la normativa española indica claramente que todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada y adecuada a la actividad de su empresa (siguiendo las reglas que marca el Plan General Contable)

La contabilidad permite:

  • Hacer un seguimiento cronológico de todas las operaciones.
  • Elaborar de forma periódica balances e inventarios.
  • Tener una imagen fiel de las finanzas de la empresa.

Prepárate para el éxito contable de tu empresa

La contabilidad es el corazón financiero de cualquier empresa. Hay que partir de la idea de que una empresa que no disponga de un sistema contable sólido es como un barco que navega a ciegas en el océano.

Una correcta llevanza de la contabilidad proporciona información clara y precisa sobre las finanzas de la empresa, lo que permite tomar decisiones fundamentadas, así como mantener el control de la situación financiera durante cualquier época del año. Por ejemplo:

  • el Balance de pérdidas y ganancias permite calcular el margen de beneficio de una empresa durante un ejercicio contable.
  • El Balance de situación refleja una imagen fiel de la empresa en un momento determinado.

Con una contabilidad sólida se pueden rastrear los ingresos, gastos, deudas y activos para asegurarse de que el negocio goza de una buena salud financiera. También sirve para identificar posibles áreas de mejora o para detectar que ciertas cuentas no se corresponden con el objetivo principal del negocio.

Cómo llevar correctamente la contabilidad de una empresa

1 ✅ Es fundamental recopilar y conservar toda la información que te haga alta (facturas de compra y venta, justificantes de gastos, etc).

Para llevar una correcta contabilidad es necesario registrar todas las operaciones: los ingresos, los gastos, los cobros, los pagos a proveedores, así como otras operaciones que afecten al músculo económico y patrimonial de la empresa.

Ya se han quedado atrás aquellos tiempos en los que se almacenaban miles y miles de documentos contables en papel. El mundo digital avanza y junto a él han nacido diferentes herramientas digitales que permiten acceder a la información contable de una forma sencilla y rápida con el fin de reducir el tiempo a la hora de obtener estos datos.

Nosotros no nos quedamos atrás: hemos desarrollado Conta PRO, un portal online a través del cual una empresa puede ver y consultar directamente la información contable en cualquier momento y de manera inmediata.

2 ✅ Sobre la importancia de registrar los asientos contables correctamente.

Otro de los pilares para mantener una adecuada contabilidad es el hecho de realizar un registro diario de los asientos contables de forma ordenada y consistente durante todos los días.

¿Qué son los asientos contables? Podríamos definirlos como la “anotación” que se hace en el libro de contabilidad con el fin de registrar cualquier compra o pago por servicio prestado. En definitiva, un asiento contable refleja los movimientos económicos que hace una empresa.

Errar a la hora de registrar los asientos contables puede suponer que la imagen real financiera de la empresa no corresponda con la realidad.

En definitiva, controlar la entrada de los asientos contables es la base para una futura gestión de la contabilidad en cualquier tipo de empresa.

  • Garantizan el cumplimiento normativo.
  • Generan información financiera precisa y confiable.
  • Proporcionan a los empresarios y gerentes una visión clara de la situación financiera de la empresa.
  • Son la base para realizar un análisis financiero efectivo.
  • Permiten evaluar la rentabilidad y eficiencia de la empresa.

3 ✅ Controla la fiscalidad de tu empresa: también es fundamental prever los pagos que tendrás que hacer para liquidar los impuestos correspondientes.

 

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Obligación de legalizar los libros contables

Además de llevar un correcta y ordenada contabilidad, las empresas deben cumplir con ciertas obligaciones, como por ejemplo la de legalizar los libros contables (libro diario, libro de inventarios y Cuentas Anuales).

Además de los libros mencionados, también existe la posibilidad de legalizar libros auxiliares (por ejemplo, el libro mayor de contabilidad).

No cumplir con esta obligación puede suponer la imposición de sanciones, por lo que en ocasiones es necesario estar bien asesorado y dejar estas obligaciones en manos de expertos asesores y gestores contables.

La tecnología, una gran aliada de la contabilidad

Los portales online juegan un papel fundamental a la hora de cumplir con las obligaciones contables de una empresa.

La tecnología, además de optimizar tiempo y mejorar la comunicación, trae consigo un montón de ventajas:

  • Un software permite que se pueda acceder de manera online a toda la información contable 24 x 7 (no hay que depender de enviar/recibir mails)
  • También permite acceder de forma inmediata a toda la información contable.
  • Mejora la comunicación.
  • Permite monitorizar la actividad de la empresa.

 

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Ejemplo del dashboard que usamos en Conta PRO, el portal online contable que ponemos a disposición de nuestros clientes.

¿Externalizar la contabilidad? Una verdadera alternativa

Hay pymes que no cuentan con un equipo interno cualificado y deciden contratar los servicios de una asesoría y gestoría contable. Esta alternativa permite asegurarse de un correcto control sin complicaciones contables.

Por ejemplo, en GD Asesoría (Gesdocument) ofrecemos un servicio que comprende, entre otros servicios:

  • Un control total de las operaciones financieras.
  • La llevanza de la contabilidad.
  • Transparencia y confianza.

Ventajas de externalizar la contabilidad

En ocasiones es aconsejable que las empresas cuenten con un asesor que les oriente en materia contable en función del tamaño de la entidad.

 Externalizar la contabilidad reporta multitud de ventajas:

  • La experiencia y el conocimiento contable pueden garantizar una gestión precisa y eficiente de los registros financieros.
  • Puede ayudar a reducir costes.
  • Permite que la empresa se centre en desarrollar y aumentar negocio.
  • Acceso a tecnología y herramientas actualizadas.
  • Se aseguran de cumplir con las obligaciones contables y fiscales que deriven del ejercicio de la actividad empresarial.

No subestimes el poder de una contabilidad bien llevada

La contabilidad es la brújula que te guiará hacia la toma de decisiones estratégicas y que te permitirá aprovechar al máximo las oportunidades financieras que se te presenten durante la actividad de tu empresa.

Asegúrate de invertir tiempo y recursos para desarrollar una contabilidad adecuada y sólida, así como de contar con el apoyo de profesionales contables en caso de que sea necesario.

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