Certificado de retenciones IRPF: obligaciones para la empresa

El certificado de retenciones es una de las muchas obligaciones formales que tienen que cumplir los retenedores (empresarios) en el ámbito laboral y fiscal.

1) ¿Qué es el certificado de retenciones?

Es un certificado que tienen que emitir todas las empresas que hayan practicado algún tipo de retención en las nóminas de sus trabajadores para que estos puedan realizar la correspondiente Declaración de la Renta.

Hablamos de un documento que refleja la cantidad de dinero que ya se ha abonado a la Agencia Tributaria a través de las retenciones del IRPF que la empresa ha ido practicando en las nóminas de los trabajadores, generalmente, de manera mensual.

A efectos empresariales, este certificado justifica que la empresa ha declarado la cantidad de retención correspondiente por los servicios prestados por sus empleados.

2) ¿Qué rentas están sujetas a retención?

Teniendo en cuenta que las empresas están obligadas a retener una parte del salario de los empleados, las que están sujetas a retención son las siguientes:

1 - Los rendimientos del trabajo.

2 - Los rendimientos del capital mobiliario.

3 - Los rendimientos de las siguientes actividades económicas:

• actividades profesionales.
• actividades agrícolas y ganaderas.
• actividades forestales.

4 – Los rendimientos de determinadas actividades empresariales.

5 – Determinadas ganancias patrimoniales como las obtenidas como consecuencia de transmisiones o reembolsos de acciones, o las derivadas de los aprovechamientos forestales de los vecinos en montes públicos.

6- Otras rentas, como, por ejemplo, los rendimientos procedentes del arrendamiento o subarrendamiento de inmuebles urbanos, o los rendimientos procedentes de la propiedad intelectual, industrial.

3) Retenciones e ingresos a cuenta: obligaciones del retenedor

El retenedor debe:

1 - Presentar esta declaración durante los primeros 20 días naturales de enero: durante este tiempo, los retenedores tienen que enviar a Hacienda los resúmenes anuales de las retenciones que han practicado durante todo el ejercicio anterior. Esto se hace a través del modelo 190 o el modelo 111.

2- Entregar al empleado contribuyente una certificación que acredite las retenciones practicadas o los ingresos a cuenta efectuados.

4) ¿A quiénes hay que emitir el certificado de retenciones?

• A los trabajadores que la empresa haya tenido contratados el año anterior.
• A los profesionales con los que se haya mantenido alguna relación comercial.
• A facturas de alquileres o pagos de intereses que se hayan realizado y que se encuentren sujetos a retención.

5) Sanciones por no emitir y enviar el certificado de retenciones

La obligación de la empresa no acaba con la emisión del certificado, sino que también debe remitirlo a los empleados antes del inicio de la campaña de la Declaración de la Renta.

Si el empresario incumple la obligación de entregar el certificado de retenciones o ingresos a cuenta practicados a los empleados estará constituyendo una infracción tributaria leve que se sanciona con una multa de 150 euros.

¿Cuándo se comete esta infracción? Concretamente, tal y como señala el Reglamento General del régimen sancionador tributario, cuando los obligados tributarios que deban retener o ingresar a cuenta no pongan a disposición de los perceptores de las rentas sujetas a retención o ingreso a cuenta, antes de los plazos de presentación de las declaraciones, autoliquidaciones, comunicaciones de datos o solicitudes de devolución del tributo, el certificado que deben expedir en favor de tales perceptores (por ejemplo, el empleado).

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