Obligaciones contables de una fundación estatal

La regulación de las entidades sin fines lucrativas (en adelante ESFN) deriva tanto del Estado como de las Comunidades Autonómicas que hayan regulado sobre la materia, por lo que dependiendo de dónde realicen principalmente sus actividades las fundaciones, el Protectorado corresponderá ejercerlo a:

• Protectorado del Ministerio de Cultura y Deporte: si desarrolla su actividad en todo el territorio del Estado o principalmente en el territorio de más de una Comunidad Autónoma
• Comunidades Autónomas, si su actividad se ciñe a una sola.

Nota: Sin perjuicio, en ambos casos, de que se extienda al extranjero.

Como resultado, por todo esto nos encontraremos con:

1. Fundaciones de ámbito estatal y autonómicas que no cuentan con normativa propia en materia de fundaciones (Aragón, Asturias, Baleares, Cantabria, Castilla La Mancha, Extremadura y Murcia) que les aplica la Ley 50/2002 de 26 de diciembre, de Fundaciones.
2. Fundaciones de ámbito autonómico con normativa propia en la materia (Andalucía, Canarias, Cataluña, Castilla y León, Galicia, La Rioja, Madrid, Navarra, País Vasco y Comunidad Valenciana) que se regirán por lo dispuesto en su normativa específica.

En este artículo nos centraremos en las fundaciones de ámbito estatal.

Este contenido sobre las obligaciones contables en fundaciones estatales españolas es informativo. Si necesitas asesoramiento sobre la gestión integral o sobre el cumplimiento de las obligaciones contables y fiscales de entidades sin ánimo de lucro, ponte en contacto con nuestra Asesoría para Fundaciones y Asociaciones. Desde GD Asesoría te podemos ayudar con un plan de acción personalizado en función de tus necesidades.

Fundación estatal: obligaciones contables

La fundación deberá llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad, que permita un seguimiento cronológico de las operaciones realizadas. Para ello, llevará necesariamente un Libro Diario y un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales.

¿Qué plan general contable hay que utilizar? En función del tamaño de la fundación, se podrá aplicar:

• Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos y el modelo de plan de actuación de las entidades sin fines lucrativos (PCESFL): texto que reúne el PGC 2007 más RD 1491/2011.
• Plan de Contabilidad de pequeñas y medianas entidades sin fines lucrativos (PCPMESFL): texto que reúne el PGC 2007 más RD 1491/2011.

Plan de Contabilidad de pequeñas y medianas entidades sin fines lucrativos

Podrán aplicarlo aquellas fundaciones que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:

• Total activo < 2.850.000 €.
• Volumen anual de ingresos < 5.700.000 €.
•  Número medio de trabajadores < 50 trabajadores.

Además, el PCPMESFL contiene criterios específicos para microentidades, que podrán ser aplicados por todas las fundaciones que, habiendo optado por su aplicación, durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las siguientes circunstancias:

• Total activo < 150.000 €
• Volumen anual de ingresos < 150.000 €
• Número medio de trabajadores < 5 trabajadores.

En ningún caso podrán aplicar el PCPMESFL las entidades que se encuentren en alguna de las siguientes circunstancias:

• Que formen parte de un grupo de entidades que formule o debiera haber formulado cuentas anuales consolidadas.
• Que su moneda funcional sea distinta del euro.

La opción de una entidad por el PCPMESFL deberá mantenerse de forma continuada, como mínimo, durante tres ejercicios, a no ser que, con anterioridad al transcurso de dicho plazo, la entidad pierda la facultad de aplicar el plan.

Cuentas anuales en fundaciones

Todas las fundaciones están obligadas a rendir cuentas ante el protectorado con carácter anual.

Desde el 1 de diciembre del 2016 es obligatorio utilizar la "Aplicación de Cuentas anuales y Planes de actuación" para la elaboración de las cuentas anuales, previa solicitud de unas claves para poder acceder al aplicativo.

Las cuentas anuales se formularán por el presidente o la persona que corresponda según los Estatutos, deberán ser aprobadas por el Patronato en el plazo máximo de 6 meses desde el cierre del ejercicio económico y se presentarán al Protectorado dentro de los 10 días hábiles siguientes a su aprobación, acompañadas, en su caso, del informe de auditoría y del informe anual sobre el grado de cumplimiento de los códigos de conducta de las entidades sin fines lucrativos para la realización de inversiones temporales. Este último informe se incluirá dentro de la nota de la memoria relativa a “Otra información”.

Las cuentas anuales están integradas por:

• El balance.
• La cuenta de resultados : en la que se incluyen las variaciones patrimoniales, recogiendo todos los movimientos que afecten al patrimonio.
• La memoria, que además de completar, ampliar y comentar la información contenida en el balance y en la cuenta de resultados, incluirá, entre otra información:

                o    Las actividades fundacionales.
                o    Los cambios en los órganos de gobierno, dirección y representación.
                o    El grado de cumplimiento del plan de actuación.
                o    Los convenios realizados.
                o    El grado de cumplimiento del destino de rentas.
                o    El inventario.

Asimismo, hay que acompañar a las cuentas anuales la siguiente documentación:

• La certificación del acuerdo aprobatorio del Patronato.
• La relación de los patronos asistentes a la reunión en que fueron aprobadas, firmada por todos ellos.
• Informe de auditoría, en su caso
• Informe acerca del grado de cumplimiento del código de conducta para realización de inversiones financieras temporales (en caso de tener IF)

  Modelos de Cuentas anuales 

Cuando una fundación, en la fecha de cierre del ejercicio, pase a cumplir dos de las citadas circunstancias, o bien deje de cumplirlas, tal situación únicamente producirá efectos en cuanto al cambio de modelo de cuentas anuales, si se repite durante dos ejercicios consecutivos.

El importe neto del volumen anual de ingresos es la suma de las partidas 1 “Ingresos de la entidad por la actividad propia” y, en su caso, del importe neto de la cifra anual de negocios de la actividad mercantil.

 ¿Cuándo están obligadas las fundaciones a auditarse?

Existe obligación de someter a auditoría externa las cuentas anuales de todas las fundaciones en las que, a fecha de cierre del ejercicio, concurran al menos dos de las circunstancias siguientes, durante dos ejercicios consecutivos:

• Que el total de las partidas de activo supere 2.400.000€
• Que el importe neto de su volumen anual de ingresos por la actividad propia más, en su caso, el de la cifra de negocios de su actividad mercantil sea superior a 2.400.000€
• Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio sea superior a 50.

Asimismo, conforme a la DA 2ª del Reglamento de auditoría de cuentas, las fundaciones que reciban subvenciones o ayudas con cargo a los presupuestos de las Administraciones Públicas o a fondos de la Unión Europea, por un importe total acumulado superior a 600.000€, estarán obligadas a someter a auditoría las cuentas anuales correspondientes a dicho ejercicio y a los ejercicios en que se realicen las operaciones o ejecuten las inversiones correspondientes a las citadas subvenciones o ayudas.

Legalización de libros en el registro de fundaciones

Es obligatoria la legalización de los siguientes libros:

• Libro de actas
• Libro Diario.
• Libro de planes de actuación.
• Libro inventarios y Cuentas anuales.

El plazo para legalizar es de 4 meses desde la fecha de cierre de cada ejercicio. El proceso de legalización de libros es independiente del específico de presentación de cuentas anuales, pudiendo, en consecuencia, el libro de cuentas anuales depositarse en el Registro de Fundaciones fuera del plazo de legalización, siempre que esté dentro del plazo específico de depósito (6 meses posteriores al cierre del ejercicio) A partir del 2017, la legalización telemática de libros es obligatoria.