El empleado no está obligado a entregar copia de su baja médica

El 1 de abril entraron en vigor importantes modificaciones que afectan a los partes de incapacidad temporal. 

El trabajador ya no está obligado a entregar a la empresa su baja médica

Destacamos los principales cambios (con efectos desde el 01/04/2023):

1 – Las comunicaciones de incapacidad temporal de alta y baja se tramitarán 100% de manera telemática

2 – Solo se entregará una copia del parte de baja/alta al empleado.

3 - El empleado no tendrá que entregar una segunda copia en papel a la empresa (se suprime esta obligación).

4 - Será el INSS quien deberá comunicar a la empresa, como máximo en el primer día hábil siguiente al de su recepción, los datos identificativos de carácter administrativo relativos a los partes médicos.

Es decir, desde el 1 de abril, el INSS remite directamente los partes de baja a las empresas. Por lo tanto, las empresas conocerán que la persona trabajadora está de baja, confirmación o alta por IT cuando el INSS lo comunique a través de los Ficheros FIE y FIER.

¿Qué ocurre si el empleado no está incluido en el Sistema RED?

• Que las comunicaciones se harán por medios electrónicos a través del servicio correspondiente de la sede electrónica de la Secretaría de Estado de la Seguridad Social y Pensiones (SEDESS)
• En caso contrario, la comunicación se podrá llevar a cabo a través de correo ordinario.

5 – En el plazo máximo de tres días hábiles (empiezan a contar a partir de la recepción), la empresa deberá transmitir al INSS los datos que figuran en el anexo II de la Orden ISM 2/2023. El incumplimiento por parte de la empresa del plazo de 3 días podría suponer una infracción sancionada con multa de entre 70 y 750 euros.

6 – Cabe destacar, que, también, se introduce la posibilidad de que el médico pueda fijar la correspondiente revisión médica en un periodo inferior al indicado en cada situación.

7 – Por último, se plantea la posibilidad de que la empresa pueda comunicar a la administración la información adicional que precisa para la gestión y el control de la situación de IT del empleado.

La Seguridad Social responde

La Seguridad Social ha respondido a diferentes cuestiones relacionadas con esta novedad que son de interés para las empresas. Destacamos algunas de las dudas más relevantes (Nota: la respuesta a estas preguntas las hemos extraído de un documento facilitado por el INSS.)

¿Cómo conocen las empresas la información de los partes médicos de IT de sus trabajadores?

Las empresas pueden conocer los datos relativos a los partes médicos de baja, confirmación y alta a través de los Ficheros INSS Empresa (FIE y FIER), disponibles desde 2019. La información que aparece en estos ficheros permite conocer a diario a cada empresa la situación de sus empleados respecto de las prestaciones de seguridad social que se puedan generar.

¿Cómo se puede descargar el FIE?

Existen dos formas:

1. Si el medio de transmisión de mi Autorización RED es Sistema de Liquidación Directa: podré utilizar SILTRA. No obstante, también podré acceder al servicio FIER del Sistema RED Online.
2. Si el medio de transmisión de mi Autorización RED es Sistema RED Directo: únicamente podré utilizar el servicio FIER del Sistema RED Online.

¿Cómo se estructura el FIE?

El FIE se estructura en etiquetas que incluyen información sobre la empresa, el trabajador y las prestaciones de Seguridad Social. Las etiquetas que incluyen información sobre las prestaciones de Seguridad Social son las siguientes:

• Etiqueta DIT “Datos de Incapacidad Temporal”: contiene información de los partes de baja y alta enviados por los Servicios Públicos de Salud y Mutuas Colaboradoras con la Seguridad Social
• Etiqueta IT 2 “Datos Incapacidad Temporal 2”: informa sobre la fecha y tipo de accidente de trabajo.
• Etiqueta ITD “IT Pago Directo”: Informa sobre la prestación de IT en la modalidad de pago directo del INSS y del ISM.
• Etiqueta OIT “Otros Datos de IT”: Informa sobre otros datos de la IT en modalidad pago directo y la fecha de agotamiento de los 545 días
• Etiqueta CIT “Continuación Situación IT”: Informa sobre el contenido de los partes de confirmación enviados por los Servicios Públicos de Salud y Mutuas Colaboradoras con la Seguridad Social.
• Etiqueta DIP “Datos Incapacidad Permanente”: Informa sobre el reconocimiento de pensiones de incapacidad permanente y LPNI.
• Etiqueta JUB “Datos de Jubilación”: Informa sobre el reconocimiento de pensiones de jubilación.
• Etiqueta DOP “Datos de Otras Prestaciones”: Informa sobre otras prestaciones abonadas en pago directo (Nacimiento y cuidado de menor; Riesgo durante el embarazo; Riesgo durante la lactancia; Cuidado del menor; Corresponsabilidad del Cuidado del Lactante).
• Etiqueta NAC “Datos sobre Nacimientos”: Informa sobre los nacimientos comunicados por del Ministerio de Justicia.

¿A través de qué etiquetas se recibirá la información de los partes de baja, confirmación y alta enviados al INSS por los Servicios Públicos de Salud y Mutuas?

La información de los partes de baja y alta que envían los Servicios Públicos de Salud o Mutuas se puede consultar en las etiquetas:

• DIT “Datos de Incapacidad Temporal”.
• IT2 “Datos de Incapacidad Temporal 2”.

La información de los partes de confirmación que envían los Servicios Públicos de Salud o Mutuas se puede consultar en la etiqueta CIT “Continuación situación en IT”.

¿Las empresas tienen que seguir enviando los partes de baja, alta y confirmación?

Desaparece la obligación de enviar los partes de confirmación y de alta. Respecto de los partes de baja, sólo deben enviar los datos económicos después de haber recibido, a través del FIE, la información contenida en el parte de baja del Servicio Público de Salud o Mutua.

¿Qué información debe comunicar la empresa en el nuevo campo “Puesto de trabajo”?

La empresa deberá comunicar el puesto de trabajo específico que realiza el trabajador mediante un texto libre de 50 posiciones, como máximo.

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