Cómo implementar un canal de denuncias interno

Si has llegado a este post posiblemente ya sepas que las empresas que tengan un mínimo de 50 empleados tienen la obligación de implementar un canal de denuncias interno (¿no lo sabías? Entonces te recomendamos que empieces por aquí: sobre la Ley de protección a los denunciantes)

Implementar y gestionar un canal de denuncias podría llegar a ser una tarea compleja que requiere de tiempo, recursos y conocimientos para evitar las altas sanciones a las que las empresas están expuestas en caso de incumplir con esta obligación.

Claves para implantar un canal de denuncias interno

1 - ¿Qué vías de comunicación vas a establecer?

Uno de los principales pasos a dar a la hora de implementar este canal es definir las vías de comunicación a través de las cuales el informante podrá presentar la denuncia.

• Correo electrónico
• Teléfono
• Dirección postal
• Plataforma

Debes pensar cómo se va a comunicar el denunciante con la empresa, teniendo en cuenta que se debe garantizar el anonimato y la confidencialidad.

Una de las vías más comunes es mediante software o plataformas certificadas para el canal de denuncias como la que ofrece Gesdocument en su servicio.

2 – Nombramiento de un responsable/s

La Ley de Protección al denunciante indica que se debe designar a un Responsable del Sistema Interno de Información, el cual debe desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad u organismo. También cabe la posibilidad de que sea un órgano colegiado.

3 – Fijar una metodología o normativa de actuación

En tercer lugar, es importante delimitar los temas que se deben tratar en el canal. Es decir, se debe conocer bien tanto las situaciones que se deben denunciar en este canal como las que no. De esta manera se evitará que el canal de denuncias se convierta en una vía abierta a todo tipo de quejas que no tienen cabida en la naturaleza y en el propósito del canal.

En definitiva, se debe dejar claro qué hechos son los que se deben denunciar y dejar de lado los que no se corresponden con esta vía.

4 - Definir un protocolo para el proceso de tramitación y gestión de las denuncias

Además de registrar cada denuncia, es fundamental conocer en qué estado se encuentra cada una de ellas, así como los pasos a dar una vez se active el protocolo de actuación.

Si quieres visualizar un ejemplo completo de cómo es un proceso de gestión de denuncias puedes descargar nuestra Guía exclusiva:

5 – Informar a los empleados

La comunicación interna juega un papel fundamental. Todos los empleados de la empresa deben ser informados de:

• La existencia y la disponibilidad de este canal.
• Las vías apropiadas para comunicar una denuncia.
• Los temas y comportamientos que se deben informar.

¿Se puede gestionar el canal de denuncias por un tercero ajeno a la empresa? 

Sí, la Ley permite que este canal se implemente tanto de manera interna como externa. De hecho, hay que recordar que esta obligación la tienen que cumplir aquellas empresas que cuenten con más de 50 trabajadores, por lo que es muy probable que muchas pequeñas y medianas empresas necesiten los servicios de un externo al no disponer de un equipo humano potente para cumplir con esta obligación.

¿Qué se puede externalizar?

• La implementación del canal.
• La gestión del canal.
• La recepción de las comunicaciones/denuncias.

En Gesdocument tenemos un servicio de canal de denuncias en el cual nos encargamos de todo y te acompañamos en todo el proceso, no solo te ofrecemos una plataforma y la configuramos, sino que ofrecemos una consultoría inicial y te damos soporte continuado, además de gestionar el primer filtro de las denuncias que recibas.

¿Cómo cumplir la normativa con un canal de denuncias corporativo?

Para implementar de forma ágil todo el proceso de denuncias corporativas te recomendamos utilizar un servicio integral que te permita cumplir con los requisitos de la normativa y además te acompañe en todo el proceso

Con un servicio integral de canal de denuncias tendrás acceso a la plataforma y todo el acompañamiento y te permitirá tener:

• Garantía de seguridad: asegurar la información compartida por el denunciante
• Protección al empleado: garantizar la seguridad de los datos confidenciales, así como el anonimato del empleado denunciante.
• Tener total transparencia durante todo el proceso.
• Garantizar los derechos de los denunciantes, el cumplimiento en materia de Reglamento General de Protección de Datos y el cumplimiento normativo que deriva de la transposición de la Directiva Whistleblowing.
• Tener una plataforma accesible 24x7.

¿Cuándo es obligatorio tener un canal de denuncias?

La Ley que regula esta obligación (Ley 2/2023) entró en vigor el 13 de marzo de 2023. En general, las empresas obligadas deben tener implementado este sistema antes del día 13 de junio de 2023. Sin embargo, en el caso de empresas privadas que cuenten con 249 trabajadores o menos, el plazo previsto para disponer de este canal se amplía hasta el 1 de diciembre de 2023. 

¿Qué acciones se pueden denuncias a través de este sistema?

Es importante saber que no toda información pasará los filtros del canal de denuncias. Podrán denunciarse dos tipos de situaciones:

• Acciones u omisiones que puede suponer infracciones del Derecho de la UE.
• Aquellas infracciones penales o administrativas de carácter grave o muy grave de nuestra normativa.

¿Tu empresa está obligada a implementar un canal de denuncias?

No esperes a que sea demasiado tarde.

Contacta con nosotros hoy mismo y descubre cómo podemos ayudarte a garantizar la integridad de tu negocio y a cumplir con las obligaciones que nacen de la Directiva Whistleblowing.